Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Belege lesen, Fundstellen behalten
KI-Dokumentenverarbeitung für Dein Handwerksbüro
Lieferschein als Handyfoto, Rechnung als PDF, Leistungsverzeichnis als Scan. Mit Timo Brandt von Der Prozessmeister planst Du eine Dokumentenstrecke, die ausgelesene Werte mit Fundstellen zur Prüfung vorlegt.
Timo Brandt · Der ProzessmeisterMit Deinen Daten. Mit fachlicher Freigabe.
Die Aufgabe im Betrieb
Hier beginnt die Arbeit.
Heute tippt jemand Liefermengen ab und sucht anschließend die passende Bestellung. Ein unleserlicher Scan liefert aber keine verlässliche Zahl. Unterschiedliche Dokumentversionen erschweren zusätzlich den Vergleich. Wer allein nach dem Dateinamen sortiert, riskiert, mit einem überholten LV zu kalkulieren.
Dein Ergebnis
Was am Ende vorliegen soll.
Du erhältst ein Feldschema für ausgewählte Dokumentarten, eine Prüfansicht mit Quellenbezug und eine Ausnahmeliste. Freigegebene Werte lassen sich im vereinbarten Exportformat weitergeben. Originale bleiben erhalten, Korrekturen werden nachvollziehbar protokolliert.
Ein eigener Plan für diesen Einsatz
So entwickeln wir Dein Konzept.
Jeder Schritt hat ein prüfbares Ergebnis. Erst nach der Abnahme geht es weiter.
- 01
Belegfamilien und Pflichtfelder festlegen
Wir stellen einen freigegebenen Testdatensatz aus LV, Rechnung und Lieferscheinen zusammen. Eine Feldmatrix benennt Positionsnummer, Einheit, Menge und Dokumentstand. Du bestätigst, welche Felder für Deinen Ablauf wirklich nötig sind.
- 02
Fundstellen statt bloßer Zahlen prüfen
Ein Ausleseprototyp verbindet jeden Vorschlag mit Seite und Textstelle. Die Abnahme prüft auch abgeschnittene Fotos, gedrehte Seiten und handschriftliche Ergänzungen. Nicht lesbare Angaben landen als offene Felder in der Prüfliste.
- 03
Versionen und Zuordnung absichern
Eine Zuordnungstabelle verknüpft Beleg und Bauvorhaben. Wir testen gleiche Dateinamen, revidierte LV-Stände und doppelte Rechnungen. Ein unklarer Dokumentstand sperrt die Weitergabe, bis Dein Büro ihn geklärt hat.
- 04
Export am Musterauftrag abnehmen
Dein Büro kontrolliert den Export gegen manuell geprüfte Sollwerte. Das Abnahmeprotokoll hält Fehler je Feld und Nacharbeitszeit fest. Erst nach Deiner Freigabe kommt der begrenzte Belegtyp in den Alltag.
Planungsszenario · Keine Kundenreferenz
Konzeptbeispiel für einen Trockenbaubetrieb
Heute im Beispiel
Das Büro sucht zu einer Materialrechnung die Lieferscheine aus mehreren Baustellenordnern und überträgt Mengen von Hand.
Mit dem geplanten Ablauf
Im geplanten Ablauf liegen zu jeder Rechnungsposition passende Belegvorschläge vor. Fehlende Liefernachweise und Mengenabweichungen bleiben sichtbar zur Prüfung.
Dies ist ein Konzept, kein Kundenergebnis. Die Zuordnung bestätigt weder eine tatsächliche Lieferung noch die sachliche Richtigkeit der Rechnung.
Vorbereitung
Diese Unterlagen brauchen wir.
- Freigegebene Musterbelege inklusive schlecht lesbarer Gegenbeispiele
- Manuell geprüfte Sollwerte und maßgebliche Dokumentversionen
- Projektkennungen und benötigtes Exportformat
Daten einmal erfassen
Wo der Ablauf andocken kann.
- Dokumentenablage mit lesendem Zugriff nach Rechteprüfung
- Belegeingang aus einem ausgewählten E-Mail-Postfach
- CSV-Import Deiner Bürosoftware, sofern unterstützt
Mögliche Anbindungen, keine aktivierten Integrationen. API, Rechte, Lizenz und Datenumfang werden vor Umsetzung geprüft.
Messbare Abnahme
Woran Du den Nutzen erkennst.
- Korrekte Pflichtfelder im getrennten Abnahmedatensatz
- Prüfminuten pro Beleg einschließlich Korrekturen
- Anteil rechtzeitig ausgesonderter unleserlicher Belege
Vorher und nachher vergleichen wir denselben Aufgabentyp. Kontrollzeit, Fehlversuche, Einrichtung und Betrieb gehören in die Rechnung.
Bewusste Grenzen
Hier bleibt Dein Team gefragt.
- OCR kann Dezimalstellen und Einheiten verwechseln. Beträge bleiben prüfpflichtig.
- Ein erkannter Dokumenttyp ersetzt keine fachliche Rechnungsprüfung.
- Aufbewahrung und Zugriffsrechte müssen zum jeweiligen Dokument passen.
Zusammenspiel statt Einzelwerkzeug
Animierten Demobetrieb öffnen →Sieh den ganzen Handwerksbetrieb in Aktion.
Vom ersten Interessenten bis zur Nachkalkulation. Mit einstellbaren Annahmen und sichtbaren Freigaben.
Fragen zu diesem Einsatz
Kann die KI einen unleserlichen Scan ergänzen?
Sie soll keine Werte erfinden. Der Ablauf fordert eine bessere Aufnahme oder eine manuelle Klärung an.
Wer entscheidet über den gültigen LV-Stand?
Eine benannte Person in Deinem Betrieb. Die Software zeigt Abweichungen, erklärt eine neue Datei aber nicht automatisch zur gültigen Vertragsgrundlage.
Werden Rechnungen automatisch gebucht?
In diesem Konzept nicht. Das Büro gibt geprüfte Daten weiter. Eine Buchungsanbindung braucht einen gesonderten Freigabeprozess.