Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Personalkosten-Rechner & Einsatzanalyse
Was kostet Dein Team wirklich? Und was könnte es stattdessen schaffen?
Rechne Arbeitgeberkosten und verfügbare Arbeitszeit mit Deinen Zahlen durch. Sieh, welche Routinen Personal binden, was eine Umsetzung kosten dürfte und wo Dein Team sinnvoller arbeiten könnte. Für kleine Betriebe und größere Unternehmen.
Timo Brandt · Der ProzessmeisterMit Deinen Daten. Mit fachlicher Freigabe.
Deine Zahlen. Dein nächster sinnvoller Schritt.
Was kostet die Arbeit – und wo bleibt Zeit liegen?
Rechne mit Teams statt Einzelpersonen. Alle Vorauswahlen sind änderbare Beispiele, keine Branchendurchschnitte oder versprochenen Ergebnisse.
Ohne RegistrierungDie Recheneingaben bleiben im Arbeitsspeicher Deines Browsers. Kein Upload, kein KI-Dienst, keine Speicherung nach Neuladen.
Ersetzt die aktuellen Eingaben durch ein Modell mit 8 bzw. 100 Personen.
Offene Rechenregeln · Beitragsjahr 2026
So entsteht Deine Jahresrechnung.
Die Schätzung bildet ein ganzes Beschäftigungsjahr mit gleichbleibendem Monatsbrutto ab. Sie ersetzt weder Lohnbuchhaltung noch eine betriebliche Wirtschaftlichkeitsprüfung. Für Deine tatsächlichen Kosten kannst Du die Schätzung je Gruppe vollständig überschreiben.
Jahreskosten je Gruppe
Personenzahl × (12 × Monatsbrutto + Sonderzahlungen + AG-Beiträge + Umlagen + Zusatzkosten − Erstattungen).
Personenzahl × (12 × Monatsbrutto + Sonderzahlungen + AG-Beiträge + Umlagen + Zusatzkosten − Erstattungen).
Die regulären Arbeitgeberanteile betragen 2026 9,3 % RV, 1,3 % AV und 7,3 % KV plus die Hälfte des kassenindividuellen Zusatzbeitrags. Der amtliche durchschnittliche Zusatzbeitrag ist 2,9 %. Die Pflegeversicherung liegt für Arbeitgeber regulär bei 1,8 %, in Sachsen bei 1,3 %. Kinderzahl und Kinderlosenzuschlag ändern diese Arbeitgeberanteile nicht. [1][3]
Je Person werden RV/AV bis 101.400 € und KV/PV bis 69.750 € Jahresentgelt berechnet. Das ist eine vereinfachte Jahresbetrachtung. Unterjährige Eintritte, Beitragsmonate, Märzklausel und die genaue Abrechnung von Sonderzahlungen bleiben unberücksichtigt. [2][3]
Die vorausgewählten Umlagen sind als Beispiel TK U1 2,1 % und U2 0,44 %. U1 gilt nur bei geprüfter Teilnahme. Die reguläre Insolvenzgeldumlage beträgt 2026 0,15 %. Die tatsächlichen Sätze, Erstattungen und Sonderregeln bitte vor der Planung abgleichen. [4][5]
Für U1/U2 zählt laufendes rentenversicherungspflichtiges Entgelt bis zur RV-Grenze, keine Einmalzahlung. Die U1-Teilnahme wird anhand der anrechenbaren Beschäftigten im Vorjahr geprüft; Teilzeit und Ausnahmen sind zu berücksichtigen. [6][7]
Verfügbare Teamzeit
Personen × (Planarbeitstage − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Weiterbildung) × Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche.
Personen × (Planarbeitstage − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Weiterbildung) × Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche.
Bezahlte Abwesenheiten senken die verfügbare Zeit, nicht nochmals das Jahresgehalt. Arbeitgeberkosten geteilt durch verfügbare Teamstunden ergeben einen durchschnittlichen Vollkostensatz. Dieser Satz enthält Fixkosten und ist deshalb kein Beleg dafür, dass jeder freie Zeitblock in Geld ausgezahlt werden kann.
Freie Routinezeit
Teamstunden pro Betriebswoche × Betriebswochen × (Entlastungsanteil − Kontrollanteil).
Teamstunden pro Betriebswoche × Betriebswochen × (Entlastungsanteil − Kontrollanteil).
Im vorsichtigeren Szenario wird die angenommene Entlastung halbiert, die Kontrolle nicht. Negative Ablaufergebnisse bleiben als Mehrarbeit im Saldo erhalten. Die Summe der Routinen darf weder die wöchentliche noch die jährliche verfügbare Gruppenzeit überschreiten. Sich überlappende Tätigkeiten und doppelt gezählte Eingaben kann der Rechner nicht erkennen; das prüfst Du mit der Checkliste.
Direkter Saldo im ersten Planungsjahr
Bestätigte monatliche Ausgabensenkung × Nutzungsmonate − Einrichtung − laufende Kosten × Nutzungsmonate.
Bestätigte monatliche Ausgabensenkung × Nutzungsmonate − Einrichtung − laufende Kosten × Nutzungsmonate.
Der Startmonat bestimmt die Nutzungsmonate im ersten Jahr. Das Modell nimmt an, dass laufende Kosten und bestätigte Ausgabensenkungen erst dann einsetzen und konstant bleiben. Kosten vor diesem Zeitpunkt gehören in die Einrichtung. Alle Beträge auf derselben steuerlichen Grundlage ansetzen, im B2B-Vergleich in der Regel netto. Lohnsteuer der Mitarbeiter ist kein zusätzlicher Arbeitgeberposten.
Die interne Einführung wird separat mit dem durchschnittlichen Gruppenkostensatz bewertet und von der ersten freien Jahreskapazität abgezogen. Der alternative Kapazitätssaldo setzt den verbleibenden Zeitwert ins Verhältnis zu den externen Kosten. Er ist kein zusätzlicher Cashgewinn. Möglicher Mehrerlös setzt Qualifikation, passende Aufträge und tatsächlich nutzbare Zeit voraus; er bleibt durch Deine Nachfrageangabe begrenzt.
Quellen zur Kostenschätzung
- TK: Beitragssätze der Sozialversicherung 2026
- Bundesregierung: Beitragsbemessungsgrenzen 2026
- TK: Beitragsberechnung, Arbeitgeberanteile und Sonderfälle
- TK: U1- und U2-Sätze 2026
- TK: Insolvenzgeldumlage 2026
- TK: U1-/U2-Teilnahme und Vorjahresprüfung
- TK-Beratungsblatt: Umlagebasis, Einmalzahlungen und Anrechnung
Die Quellen belegen Beitragssätze und Berechnungsgrundlagen. Sie belegen keine KI-Zeitersparnis. Entlastung, Zusatzkosten und Erlösmöglichkeiten sind Deine eigenen Annahmen und müssen im Pilot gemessen werden.
Vor dem ersten Umsetzungsschritt
Wie viel kostet ein Mitarbeiter den Arbeitgeber wirklich?
Zum Brutto kommen Arbeitgeberbeiträge, Umlagen und betriebliche Zusatzkosten. Der Rechner zeigt diese Posten getrennt. Urlaub und Krankheit sind bereits durch das Gehalt bezahlt: Sie werden nicht noch einmal als Gehalt addiert, verringern aber die verfügbare Arbeitszeit. Dadurch steigen die Kosten je verfügbarer Stunde.
Kann ich auch mit 100 oder mehr Mitarbeitern rechnen?
Ja. Lege Gruppen für Büro, Bauleitung, Fachpersonal oder weitere Abteilungen an. Gleichartige Kosten und Arbeitszeiten gehören in eine Gruppe. Es sind bis zu 20 Gruppen möglich. Bei unterschiedlichen Krankenkassen, Beschäftigungsarten und Lohnstrukturen sind tatsächliche Jahreskosten aus der Lohnbuchhaltung verlässlicher als eine gemeinsame Schätzung.
Sind die ausgewiesenen Stunden eine echte Geldersparnis?
Nein. Wenn das Gehalt weitergezahlt wird, entsteht zunächst Kapazität. Eine tatsächliche Ausgabensenkung kann zum Beispiel aus weniger bezahlter Mehrarbeit, weniger Zeitarbeit oder wegfallender externer Sachbearbeitung entstehen. Der Rechner zählt diese Ausgaben nur, wenn Du den möglichen Abbau separat einträgst und bestätigst. Zeitwert und direkte Ersparnis werden nicht addiert.
Wie entsteht die Empfehlung für einen besseren Personaleinsatz?
Die Analyse ordnet Deine Routineaufgaben nach dem errechneten Zeitwert. Sie berücksichtigt Stunden, Entlastung und Kontrollaufwand. Dazu zeigt sie passende Pilotabläufe, mögliche Folgeaufgaben und notwendige Freigaben. Das sind transparente Regeln, keine Beurteilung einzelner Mitarbeiter und keine automatische Personalentscheidung.
Werden Gehälter oder Geschäftszahlen an eine KI übertragen?
Nein. Die Rechnereingaben werden nur im Arbeitsspeicher Deines Browsers verarbeitet. Es gibt für den Rechner keinen Upload, keine Cloud-KI und keine dauerhafte Speicherung. Erst wenn Du ausdrücklich eine Datei herunterlädst oder druckst, entsteht eine lokale Kopie. Das Kontaktformular übernimmt Deine Zahlen nicht automatisch.
Ist der Rechner eine Lohnabrechnung oder ein verbindlicher Kostenvoranschlag?
Nein. Die Schätzung nutzt vereinfachte Jahresregeln für ganzjährig regulär gesetzlich versicherte Beschäftigte. Für Minijobs, Midijobs, Auszubildende, Privatversicherte, unterjährige Wechsel oder besondere Tarifregeln nutze die tatsächlichen Jahresgesamtkosten. Unsere Umsetzungskosten stehen erst nach Prüfung des konkreten Ablaufs fest.