Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Einen Prozess auswählen, nicht zehn Tools sammeln
KI-Workshop für Handwerker mit konkretem Pilotbrief
Du hast KI-Ideen, aber keinen ersten Auftrag. Im Workshop mit Timo Brandt von Der Prozessmeister vergleichst Du betriebliche Abläufe. Das Ziel ist ein Pilotbrief oder eine begründete Zurückstellung.
Timo Brandt · Der ProzessmeisterMit Deinen Daten. Mit fachlicher Freigabe.
Die Aufgabe im Betrieb
Hier beginnt die Arbeit.
Die Geschäftsführung will Angebote beschleunigen, das Büro kämpft mit Rechnungen, die Baustelle mit fehlenden Unterlagen. Ohne Auswahlkriterien gewinnt die attraktivste Demo statt eines testbaren Ablaufs.
Dein Ergebnis
Was am Ende vorliegen soll.
Du erhältst eine bewertete Prozessliste und einen Pilotbrief mit Umfang, Datenbedarf, Verantwortlichem und Abnahme. Zurückgestellte Ideen werden begründet. Softwareeinführung und praktische Mitarbeiterschulung sind gesonderte Leistungen.
Ein eigener Plan für diesen Einsatz
So entwickeln wir Dein Konzept.
Jeder Schritt hat ein prüfbares Ergebnis. Erst nach der Abnahme geht es weiter.
- 01
Reale Fälle an den Tisch bringen
Du bringst freigegebene Beispiele und die beteiligten Rollen mit. Gemeinsam zeichnen wir etwa den Weg eines Lieferscheins bis zur Rechnungsprüfung auf. Das Ablaufblatt muss vom Büro und der Baustellenseite bestätigt werden.
- 02
Engpässe gegeneinander bewerten
Eine Bewertungsmatrix vergleicht Häufigkeit, heutigen Aufwand, Datenzugang und Folgen eines Fehlers. Geschätzte Werte markieren wir als Annahmen. Auch eine einfache Formularänderung kommt als Alternative zur KI auf die Liste.
- 03
Den Pilotbrief ausarbeiten
Für den ausgewählten Prozess definieren wir Eingang, erwartetes Ergebnis und menschliche Freigabe. Der Pilotbrief benennt einen Verantwortlichen, einen Testdatensatz und ein Abbruchkriterium. Ungeklärte Schnittstellen erscheinen als offene Prüfpunkte.
- 04
Entscheidung verbindlich festhalten
Du prüfst den Pilotbrief gegen verfügbare Zeit und Zuständigkeiten. Das Abschlussprotokoll hält Start, Zurückstellung oder Verzicht fest. Bei einem Start steht der nächste Prüftermin fest, bei einer Zurückstellung die fehlende Voraussetzung.
Planungsszenario · Keine Kundenreferenz
Konzeptbeispiel für einen Malerbetrieb
Heute im Beispiel
Im Gespräch stehen gleichzeitig ein Angebotsassistent, Baustellenprotokolle und automatische Kundenantworten. Niemand hat Zeit für alle drei Vorhaben.
Mit dem geplanten Ablauf
Im geplanten Workshop wird ein prüfbarer Einstieg ausgewählt, etwa die Zuordnung von Lieferscheinen. Ein Pilotbrief grenzt den Versuch auf eine Belegfamilie ein.
Konzept, kein Kundenergebnis. Welcher Prozess ausgewählt wird, hängt von Deinen Fällen ab. Auch ein Verzicht auf KI ist ein zulässiges Ergebnis.
Vorbereitung
Diese Unterlagen brauchen wir.
- Freigegebene Beispielfälle aus den beteiligten Arbeitsbereichen
- Grobe Fallhäufigkeiten und beobachteter Bearbeitungsaufwand
- Teilnahme von Entscheider, Büro und Baustellenvertretung
Daten einmal erfassen
Wo der Ablauf andocken kann.
- Bestehende Handwerkersoftware als Gegenstand der Bestandsaufnahme
- Dokumentenablage für freigegebene Fallbeispiele
- Aufgabenliste oder Projektboard für den Pilotbrief
Mögliche Anbindungen, keine aktivierten Integrationen. API, Rechte, Lizenz und Datenumfang werden vor Umsetzung geprüft.
Messbare Abnahme
Woran Du den Nutzen erkennst.
- Ausgewählter Prozess mit benanntem Verantwortlichen
- Anteil geklärter Daten- und Schnittstellenvoraussetzungen
- Vorhandene messbare Abnahme- und Abbruchkriterien
Vorher und nachher vergleichen wir denselben Aufgabentyp. Kontrollzeit, Fehlversuche, Einrichtung und Betrieb gehören in die Rechnung.
Bewusste Grenzen
Hier bleibt Dein Team gefragt.
- Ohne Mitarbeitende aus dem tatsächlichen Ablauf bleiben wichtige Ausnahmen unsichtbar.
- Geschätzte Zeitgewinne können den Nutzen verzerren. Der Pilot muss sie erst messen.
- Ein Pilotbrief ohne verfügbare Zuständigkeit wird nicht umgesetzt.
Zusammenspiel statt Einzelwerkzeug
Animierten Demobetrieb öffnen →Sieh den ganzen Handwerksbetrieb in Aktion.
Vom ersten Interessenten bis zur Nachkalkulation. Mit einstellbaren Annahmen und sichtbaren Freigaben.
Fragen zu diesem Einsatz
Ist der Workshop eine KI-Schulung?
Nein. Hier entscheidet Ihr über Prozess und Pilotumfang. Sicheren Umgang mit Werkzeugen übt Ihr in einer gesonderten Schulung.
Müssen wir schon ein KI-Tool gekauft haben?
Nein. Die Auswahl folgt dem Prozess. Bringe lieber einen typischen Fall und einen problematischen Ausnahmefall mit.
Müssen wir danach eine Umsetzung beauftragen?
Der Pilotbrief ist eine Entscheidungsgrundlage. Eine Entwicklung oder Einführung braucht einen gesondert vereinbarten Auftrag.